Administrator/ka Biura 1/2 etatu - idealna praca dla studenta/ki

Agencja eventowa Fox Events poszukuje osoby na stanowisko Administrator/ka Biura + Asystent/ka CEO.

Najchętniej szukamy kogoś, kto i nie boi się ogarnąć naszych papierów firmowych, jak i z uśmiechem odbierze telefon służbowy i odpowie na wszystkie pytania klienta.

Do tego trochę pracy na miejscu tj.: wynoszenie śmieci, robienie kawy, zamawianie sprzątania ale również: pomoc w załadunku i rozładunku busa, jeżdżenie po mieście, robienie zakupów, pomoc w organizacji kalendarza CEO.

Jeśli jeszcze lubisz czasem napisać posta na social media i nie boisz się poszukiwać nowych rozwiązań, które przyspieszą Twoją pracę – szukamy właśnie Ciebie!

Praca na pół etatu.

Idealna dla studenta/ki, który chciałby lubuje się w porządku i organizacji, a przy okazji chciałby zobaczyć jak wygląda praca w agencji eventowej.

Kim jesteśmy?

Jesteśmy agencją eventową Fox Events z Wrocławia (z filą w Warszawie), która produkuje eventy dla największych firm i korporacji. Na swoim koncie mamy takie nagrody jak MP Awards 2023 w kategorii celebracja, tytuł najlepszej agencji do organizacji gal firmowych i wiele innych.

Pracujemy dla takich firm jak: Capgemini, DM, EY, Wella, KRUK i wiele innych.  

Praca na miejscu we Wrocławiu – osiedle Swojczyce. Ze względu na specyfikę pracy – brak pracy zdalnej.

Do Twoich obowiązków należeć będzie:

1.     Dbanie o obieg dokumentów w firmie i ich archiwizację.

2.     Po przejściu okresu próbnego – wykonywanie przelewów.

3.     Wystawianie wszystkich dokumentów potrzebnych do podpisania umów i zleceń oraz delegacji.

4.     Dbanie o porządek w biurze (zamawianie sprzątania, wyrzucanie śmieci).

5.     Pomoc w załadunku i rozładunku aut firmowych.

6.     Robienie zakupów.

7.     Dbanie o zakres HR dla pracowników – wystawianie pasków, pilnowanie urlopów itd.

8.     Stworzenie systemu obiegu dokumentów w biurze.

9.     Kontakt z księgowością w sprawach faktur oraz HR.

10.  Robienie zakupów firmowych, chodzenie na pocztę itd.

11.  Asystowanie CEO w razie potrzeby (potwierdzenie umówionego spotkania, sprawdzenie na potrzebę jakiś usług/rzeczy, robienie kawy, sprzątanie kubków).

12.  Odbieranie telefonu służbowego z najszerszym uśmiechem i odpowiadania na pytania klientów.

13.  Administrowanie skrzynki pocztowej i szybka odpowiedź na pytania klientów.

14.  Pomoc w bieżących działaniach firmowych (wiesz czasem wszyscy jesteśmy na evencie i pilnie potrzebujemy, aby ktoś nam w czymś pomógł – więc taka chęć pomocy i otwartość na różne zadania bardzo mile widziana).

15.  Wysyłka ofert i research nowych klientów (bez rozmów telefonicznych).

16.  Pomoc w SM agencji.

Wymagamy:

1.     Chęci do pracy i terminowości.

2.     Uwielbienie do porządku w papierach i wszystkich systemach informatycznych.

3.     Nie bania się rozmowy przez telefon.

4.     Sympatii i empatii.

5.     Umiejętności obsługi programu office: outlook, excel.

6.     Doskonała umiejętność pisania i wysławiania się w języku polskim.

Mile widziane:

1.     Doświadczenie w obsłudze klienta.

2.     Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.

3.     Zamiłowanie do social mediów.

4.     Zamiłowanie do automatyzacji procesów i poszukiwanie nowych rozwiązań.

Dobra to ta długa i nudna część ogłoszenia za nami. Teraz, ważne, abyś dowiedział/a się, co czeka na Ciebie u nas:

1.     Wynagrodzenia (o no WOW – wiemy) adekwatne do posiadanych umiejętności.

2.     Pracę w rozrywkowej branży. Jeśli będziesz chciał/a to zabierzemy Cię też na event.

3.     Szkolenia, szkolenia, szkolenia - co rok minimum jedno szkolenie podnoszące Twoje kwalifikacje do pracy + jedno szkolenie wewnątrz agencji.

4.     Pracę w wesołym i zgranym teamie. :)

5.     Licznego rodzaju integracje firmowe takie jak: integracje na mieście, wyjazdowe itd.

6.     Możliwość realnego wpływu na swoja pracę - chętnie słuchamy inicjatyw i tego, co chcesz zmienić.

7.     ROZWÓJ. Uważamy, że jeśli pracownicy się nie rozwijają to firma się nie rozwija - dlatego zależy nam na tym, abyś czuł się tutaj dobrze, szkolił, rozwijał, zarabiał co raz więcej i razem z nami rozwijał Fox Events.

8.     My serio jesteśmy fajnym zespołem – dużo się śmiejemy i nie ma co liczyć na nudę w ekipie.

Rekrutacja składa się z kilku etapów:

1.     Etap - wyślij CV + odpowiedź na poniższe pytania:

·       Jaki był najtrudniejszy przypadek klienta, którego miałeś/aś okazje obsługiwać i jak sobie poradziłeś?

·       Czym się różni umowa zlecenie od dzieła?

2.     Rozmowy rekrutacyjnej

3.     Wybranie finalnego kandydata!